Wilfried Pfuhl,
membre du consei d'inconso
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Plus rapide, moins chère, plus flexible, transparent…! La pression sur les prestataires logistiques et immense. Des solutions et systèmes informatiques adéquats peuvent aider à devenir plus efficace- mais des nouvelles solutions informatiques et leur implémentation comportent des coûts considérables. Beaucoup de sociétés aujourd’hui s’attendent à des grands avantages dans l’implémentation des logiciels sur plusieurs sites : sous le mot clé «template», des nouveaux concepts et méthodes sont développés pour des rollouts efficaces des solutions informatiques logistiques.
L’implémentation de systèmes standards à travers toute la société est intéressante. Spécialement pour des prestataires logistiques ayant plusieurs sites, souvent sur plusieurs continents. La normalisation des processus peut aussi permettre de réduire les coûts d’exploitation.
Il est important que tous les principaux processus logistiques, comme par exemple la réception des marchandises, soient définis dans le système et fonctionnent de la même façon sur tous les sites. L’idée est qu’un standardisation des processus simplifie la gestion et permet de multiplier les implémentations plus rapidement. Il est commun d’utiliser des «templates» sur des applications de gestion commerciale, afin de normaliser des processus. C’est possible avec des solutions SAP, mais aussi avec des solutions métiers, comme la suite de logiciel inconsoWMS. Cette technique a été éprouvée sur plusieurs projets, et permet d’atteindre plusieurs objectifs:
- Standardiser les processus logistiques à travers l’entreprise
- Augmenter la transparence et la communication entre les différentes unités
- Dupliquer rapidement des changements de besoins à travers l’entreprise
- Ajouter des sites facilement
- Pouvoir mutualiser les ressources
Les prestataires logistiques peuvent profiter aussi de pouvoir implémenter leurs services et processus pour leur clients avec des templates par secteur d’activité. De cette façon, même l’implémentation des «petits» clients devient rentable. Lors de la vente du service, le template est utilisé en tant qu’un outil de vente.
//// Rapide: Avec l’utilisation des templates, il est possible d’augmenter la transparence, gagner du temps et de l’argent
Tout ceci peut sembler facile. Mais l’expérience nous démontre que la vérité est plus complexe et demande une approche différente. Même au sein d’une société, les processus logistiques sont différents d’un site à un autre. Il est possible de développer des stratégies éprouvées en se basant sur les processus, les caractéristiques locales, l’historique et le niveau d’automation utilisé. L’utilisation des templates demande une grande attention pour la planification, la préparation, et surtout une gestion pointue du projet. Chez inconso, nous sommes capables de mettre en œuvre la réalisation des templates, car nous possédons une profonde connaissance logistique, informatique, ainsi que l’expérience pratique. Les templates doivent toujours être spécifiques à la société- après tout, ils doivent maintenir et assurer des avantages compétitifs, voir même les augmenter. Le premier pas doit toujours être de vérifier et déterminer les objectifs que le client souhaite obtenir au travers l’utilisation des templates.
Une analyse de tous les besoins est recommandée : les processus sont-ils déjà standardisés? Quelles sont les déviations existantes, tolérables, souhaitées? Doit-on les maintenir, même avec l’implantation des templates? Quelle est l’architecture informatique pour le système?
La phase d’analyse et de conception est cruciale pour le succès de projet. Il est important de se rappeler que cette phase est plus longue et complexe quand on parle de template, car la standardisation demande plus de collaboration et coopération. Les différences entre les différents sites, la multitude et différences des processus et connexions doivent être considérés lors de l’analyse, et plusieurs stratégies doivent être étudiées pour la conception du template. Les templates peuvent contenir un noyau qui est utilisé sur quelques sites plus complexes et permettre beaucoup de liberté dans la définition des processus. Les templates peuvent être plus généralisés pour des clients ayant beaucoup de sites similaires, comme par exemple des centres de cross-docking. Il faut faire attention lors de la phase de conception et du design du template, de permettre la configuration individuel de chaque site, même au sein d’un template.
Une fois le template défini, les rollouts peuvent se faire bien plus rapidement tout en minimisant les risques. Les avantages obtenus sont clairement plus importants que l’effort initial. Le rollout d’un template vers plusieurs sites doit aussi être standardisé. Ceci se fait par un ensemble de check-lists, plan projets et documents de formation. Plusieurs solutions existent pour le rollout des sites avec des templates: il est possible de monter une équipe qui gère les rollouts vers tous les sites; les personnes ayant participé d’une installation sur un site peuvent être envoyés vers le prochain site à installer afin de partager leur expérience; les personnes de prochain rollout peuvent être intégrés dans l’équipe du rollout en cours afin d’apprendre.
Il est important aussi de penser à la gestion du changement. L’expérience, une méthodologie éprouvé et de la discipline sont nécessaires pour intégrer les nouveaux besoins dans les templates. La possibilité de pouvoir facilement effectuer des mises à jour de versions est aussi importante.
